Преместване на офис

Ако се подготвяте да премествате офиса, ще се стремите към минимални притеснения по време на преместването. Независимо дали се премествате в обслужван офис или в коворкинг пространство със споделени съоръжения, планирането, подготовката и комуникацията са ключовите думи. Преместване на офис. Въпреки че преместването на офиси е предизвикателна задача, има стъпки, които можете да предприемете, за да поддържате нещата възможно най-добре. Ето удобно ръководство, което ще ви помогне да направите хода без излишен стрес. След като сте решили да се преместите, направете план за преместване. В идеалния случай трябва да правите това от 3 до 6 месеца преди датата на преместването. Прегледайте наема на вашия търговски имот. Ако планирате да напуснете по-рано, това може да ви струва депозита. Можете също така да носите отговорност за всякакви повреди в пространството, които могат да възникнат по време на преместването. Уверете се, че сте наясно.

План за преместване на офис

Съберете екип, който може да планира всички задачи и да отговаря за процеса на преместване. Потърсете оферти от различни фирми за преместване, за да намерите най-добрата налична услуга и съотношение цена-качество. Проверете дали имате нужда от застраховка за вашето оборудване и машини. Задайте своя бюджет, за да предотвратите излишните разходи. Комуникация. След като потвърдите датата си на преместване, важно е да уведомите вътрешните и външните страни за предстоящото ви преместване. Уведомете настоящия си наемодател или управител на собственост и подайте официално известие. Уведомете всички членове на вашия екип за датата на преместване и новия адрес на офиса. Направете списък с хората, на които трябва да изпратите промяна на адреса. Уверете се, че вашият списък на служителите е актуален. Уверете се, че вашият списък с клиенти и списък с доставчици на услуги са актуални. Уверете се, че всички членове на екипа знаят какви ще бъдат техните отговорности.

Резервация за преместване на офис

Направете резервация при избраната от вас хамалска компания. Информирайте вашия IT отдел и обсъдете какви технологии са необходими за деня. Уведомете местните партньори, филиали и доставчици за предстоящия ход. Особено тези, които ще бъдат засегнати от промяната на адреса и информацията за контакт. На кого да изпратите известие за промяна на адрес:
● Телефонна компания
● Канцеларски услуги
● Клиенти и партньори
● Всички счетоводни отдели
● Застрахователни компании
● Компания за бутилирана вода
● Банки и финансови институции
● Вашият доставчик на интернет услуги
● Всички компании за хранителни услуги
● Сервизни компании за фотокопирни машини или принтери
● Всички професионални организации, към които принадлежите
● Всички допълнителни услуги, които вашата компания използва.

Подготовка за деня на преместване

Сега е време да помислите за логистиката на преместване на цялото си офис оборудване от едно пространство в друго. Изискайте подробен план за етажа на новото си пространство. Измерете новото офис пространство и планирайте как ще подредите нещата. Създайте опис на съществуващите офис мебели. Консултирайте се с мебелна компания за нови мебели, които може да ви потрябват. Направете поръчки за нови мебели и канцеларски материали, ако е необходимо. Подредете външни съоръжения за съхранение, ако е необходимо. Задайте цветови кодове на всеки отдел. Работете по подробен план на пода и разпределете стикери с цветно кодиране за всяка секция на отдела. Задайте номер на всеки служител и добавете съответния номер към бюрото и оборудването му. Ясно дефинирайте и наименувайте комуналните пространства на новия си план на етажа. Подписвайте всички официални документи, разрешения и лицензи. Резервирайте място за паркиране и асансьори за деня на престването.

Подготовка за преместване на офиса

Организирайте услуги за почистване в настоящия си офис и новите помещения. Финализиране на кодовете за достъп и сигурност за новите помещения. Изпратете подробен план на етажа на вашата фирма за хамалски услуги или организирайте среща в новите помещения, ако е необходимо. Създайте подробен план за преместване за деня, който да следва вашият персонал. Изгответе списък с номера за спешни контакти за всички, участващи в преместването, както и поддръжка на асансьора и управление на сградата. Какво трябва да обсъжда вашият екип за планиране на този етап? Възлагане на задача на всеки член от екипа за наблюдение на отговорностите за опаковане на техния отдел. Вземане на решение относно процедурите за опаковане и оформлението. Изготвяне на указания за новото място, включително инструкции за паркиране, обществен транспорт и други. Съставяне на пакет за всеки член на персонала, включително неговия разпределен номер на бюро, цветен код и информация за новото местоположение.

Разпределение на задачите за преместване

Определяне на стандартизиран начин за етикетиране на лаптопи, екрани, твърди дискове, клавиатури и осигуряване на уведомеността на целия персонал. Гарантиране, че всеки взема в къщи лични вещи и устройства. Решаване на това, кои представители ще останат на текущото място, докато последният камион не тръгне и кой ще отиде на новото място, за да наблюдава. Организиране на всеки отдел да изпразни и опакова или запечата своите картотеки. Гарантиране, че цветно кодираните знаци и номера на бюрата са ясно изложени и маркирани в новото пространство. Гарантиране, че ключовете, кодовете за достъп или етикетите и информацията за защита са налични. След като пристигне деня на преместването, трябва да се чувствате добре подготвени. Ето още няколко начина да гарантирате, че всичко върви гладко в този ден. Дръжте разпечатката на вашия номер за спешни случаи под ръка. Разрешете бюджет за освежаване за подвижния екип и вътрешните представители.

Настаняване в новия офис

Уверете се, че първо се премества цялото техническо оборудване, компютри, телефони и така нататък. Уверете се, че представителите са на разположение. Всички цветно кодирани предмети са поставени на правилните места и всички бюра са на правилните места, заедно с номерираните им кутии. Резервирайте дата за телефонни линии и системи, за да заработят. Големият ход приключи! Сега е време да настроите последните няколко неща, за да можете да се захванете за работа възможно най-скоро. Уверете се, че всички зони са ясно дефинирани и очертани, за да може персоналът да ги види. Настройте всички компютри и технологично оборудване. Настройте телефонни линии и системи. Актуализирайте уебсайта на компанията с нова информация за контакт. Създайте нов телефонен списък. Разпределете нови телефонни списъци и местоположения на отдели. Извършете подробна проверка на помещенията и при необходимост докладвайте за щетите на фирмата за хамалски услуги. Уверете се, че вашата застраховка е прехвърлена.

Поздравления за настаняване в новия офис

Уверете се, че всички стари договори за наем са приключени. Раздайте нови пропуски, ключови карти и ключове за новия офис. Потвърдете, че са получени депозити от старите помещения. Съберете всички пропуски, ключови карти и ключове за старите помещения и ги изпратете обратно. Проверете всички фактури и плащания. Организирайте инсталирането на нови ИТ системи. Издайте съобщение за пресата за промяната на адреса си. Създайте комитет за планиране, за да сформирате парти за подгряване на офиса. Добавете специално известие, като оставите „пакет за добре дошли“ на бюрото на всеки служител, с неговото име, длъжност, приветствие и някои лакомства, за да прекарате натоварения ден. Ако сте стигнали до преместване на офис без много стрес, време е да направите пауза и да отпразнувате. Надяваме се, че нашият списък ви помага да се организирате. Ако в момента търсите офис площи под наем, нашите експерти са на разположение, за да ви помогнат да прецените всички плюсове и минуси на различни видове пространства, от обслужвани офиси до общи помещения на места по целия свят.